Как выбрать систему электронного документооборота
✔Автор: Альвина Мартынова, руководитель проектов ГК «Пилот».
Часто клиенты приходят к нам с уже выбранной для внедрения системой электронного документооборота (СЭД). Делают выбор, руководствуясь интуицией и отзывами в интернете.
Принятое решение на основе чужих отзывов не всегда является оптимальным именно для Вашей компании.
Почему?
Дело в том, что на рынке сегодня достаточно много хороших IT-продуктов. И тем правильнее будет ваш выбор, чем лучше вы исследуете следующие три пункта:
-свои потребности по автоматизации бизнес-процессов организации;
-опыт внедрения СЭД других организаций;
-условия работы с разработчиком ПО.
Нельзя однозначно заявить при рассмотрении СЭД, что данная система хорошая, а другие плохие. Каждая из них отвечает тем требованиям, для которых её разрабатывали.
Следующие критерии помогут Вам немного структурировать информацию о СЭД:
- Наличие функций, необходимых Вашему бизнесу. Не всё, что заявлено на сайтах, будет соответствовать Вашим ожиданиям. Важно разобраться в функционале программы. И понимать, подходят ли ваши серверные характеристики ПО для внедрения выбранного решения.
- Стоимость программного обеспечения, которую Вам может рассчитать представитель в Вашем регионе. Калькуляторы на сайтах часто не учитывают специфики именно Вашего внедрения. Сложные правила лицензирования СЭД не позволяют человеку, не изучавшему их, сделать правильный расчет.
- Отрасль, в которой наиболее популярна данная СЭД. Нужно посмотреть списки клиентов, которые, как правило, публикуются на сайтах и посмотреть, есть ли достаточное количество отзывов в виде официальных писем. Часто публикуемые в интернете отзывы на форумах очень субъективны. Лучший вариант — устроить очную встречу со специалистами и руководством организации, уже внедрившей у себя данную СЭД. Такие встречи могут помочь организовать партнеры разработчиков СЭД, работающие в Вашем регионе, имеющие опыт успешных внедрений.
- Масштабы организаций, внедряющих данную СЭД.
- Стоимость работ по внедрению СЭД.
- Стоимость владения СЭД. Стоимость внедрения и программного обеспечения — это только верхушка айсберга, самая большая часть скрыта. Стоимость владения складывается уже из стоимостей консультационной поддержки, доработки функционала, стоимости абонемента на новые версии.
- Возможность самостоятельной доработки системы.
- Наличие регионального интегратора в Вашем городе и оценка его репутации.
- Поддержка вендора (разработчика ПО) — стоит понимать, как разработчик откликается на проблемы своего клиента. Часто бывает такое, что даже партнер не может добиться помощи у технической поддержки.
Изучить все системы –титанический труд, который займет немало времени.
Поэтому мы рекомендуем обращаться к специалистам. Это сэкономит вам нервы и деньги и убережет от ошибок стоимостью не одну сотню тысяч рублей.
Готова ответить на ваши вопросы. Звоните в «Пилот» по телефону: 645-745 (Альвина Мартынова).