Как выбрать систему электронного документооборота

✔Автор: Альвина Мартынова, руководитель проектов ГК «Пилот».

Часто клиенты приходят к нам с уже выбранной для внедрения системой электронного документооборота (СЭД). Делают выбор, руководствуясь интуицией и отзывами в интернете.

Принятое решение на основе чужих отзывов не всегда является оптимальным именно для Вашей компании.

Почему?

Дело в том, что на рынке сегодня достаточно много хороших IT-продуктов. И тем правильнее будет ваш выбор, чем лучше вы исследуете следующие три пункта:

-свои потребности по автоматизации бизнес-процессов организации;

-опыт внедрения СЭД других организаций;

-условия работы с разработчиком ПО.

Нельзя однозначно заявить при рассмотрении СЭД, что данная система хорошая, а другие плохие. Каждая из них отвечает тем требованиям, для которых её разрабатывали.

Следующие критерии помогут Вам немного структурировать информацию о СЭД:

  1. Наличие функций, необходимых Вашему бизнесу. Не всё, что заявлено на сайтах, будет соответствовать Вашим ожиданиям. Важно разобраться в функционале программы. И понимать, подходят ли ваши серверные характеристики ПО для внедрения выбранного решения.
  2. Стоимость программного обеспечения, которую Вам может рассчитать представитель в Вашем регионе. Калькуляторы на сайтах часто не учитывают специфики именно Вашего внедрения. Сложные правила лицензирования СЭД не позволяют человеку, не изучавшему их, сделать правильный расчет.
  3. Отрасль, в которой наиболее популярна данная СЭД. Нужно посмотреть списки клиентов, которые, как правило, публикуются на сайтах и посмотреть, есть ли достаточное количество отзывов в виде официальных писем. Часто публикуемые в интернете отзывы на форумах очень субъективны. Лучший вариант — устроить очную встречу со специалистами и руководством организации, уже внедрившей у себя данную СЭД. Такие встречи могут помочь организовать партнеры разработчиков СЭД, работающие в Вашем регионе, имеющие опыт успешных внедрений.
  4. Масштабы организаций, внедряющих данную СЭД.
  5. Стоимость работ по внедрению СЭД.
  6. Стоимость владения СЭД. Стоимость внедрения и программного обеспечения — это только верхушка айсберга, самая большая часть скрыта. Стоимость владения складывается уже из стоимостей консультационной поддержки, доработки функционала, стоимости абонемента на новые версии.
  7. Возможность самостоятельной доработки системы.
  8. Наличие регионального интегратора в Вашем городе и оценка его репутации.
  9. Поддержка вендора (разработчика ПО) — стоит понимать, как разработчик откликается на проблемы своего клиента. Часто бывает такое, что даже партнер не может добиться помощи у технической поддержки.

Изучить все системы –титанический труд, который займет немало времени.

Поэтому мы рекомендуем обращаться к специалистам. Это сэкономит вам нервы и деньги и убережет от ошибок стоимостью не одну сотню тысяч рублей.

Готова ответить на ваши вопросы. Звоните в «Пилот» по телефону: 645-745 (Альвина Мартынова).